ТОО «DIGITAL-KST» c 2018 года занимается переработкой информации, а именно оцифровкой архивных документов. Миссия организации – обработка и сохранение исторически важных документов для использования в научных, практических целях общества и государства. В деятельности фирмы имеется опыт работы по оказанию услуг в различных сферах: образование, медицина, соцзащита, земельные отношения, экономика, спорт и другие. За актуальной услугой обращаются организации в случаи реорганизации, переименовании, ликвидации. Цель каждого проекта – оказание услуг по обработке архивных дел и документов с полистной экспертизой ценности и систематизации документов, перевод их в электронный формат.
— Сохранение документов государственных учреждений – это сохранение истории деятельности государства в целом, – говорит Гульжан Асаинова. – Формирование электронного архива становится необходимостью для общества. Наша фирма занимается научно-технической обработкой документов, историй государственных учреждений, частных компаний, информация об их деятельности хранится в архивных материалах. Мы сохраняем документы, которые относятся к Национальному архивному фонду РК. На основе этих источников можно прочитать историю любой организации, чем они занимались, основные их функции, задачи, какие были их полномочия. Использование обработанных документов для граждан – это выдача справок о подтверждении трудового стажа, начисления пенсии или пособий, установление юридического факта. Сегодня наша задача – реализация государственной программы «Цифровой Казахстан», перевод архивных документов в электронный формат. Это позволит любому гражданину страны, независимо от места нахождения, иметь доступ к своим сведениям. С помощью мобильного приложения, посредством ИИН, можно будет получить необходимую информацию о себе – место и время рождения, учебы, работы. Мир стал сильно цифровизован, мы имеем доступ к своим банковским счетам, также будет и с историями организаций. Наша задача переработать информацию и сделать ее более доступной. Если раньше запросы исполнялись в течение 15–30 дней, сейчас это займет минуту. Это и есть цифровизация. Плюс в том, что мы сокращаем пути, бюрократические проволочки, убираем пространственные ограничения – не надо никуда ехать, чтобы воспользоваться услугой.
Родословные
Сейчас набирают популярность родословные, многие люди стали заниматься исследованием истории своих родственников, семьи.
— В нашем мире все материальное со временем исчезает, остается только информация о человеке, вот ее то мы и сохраняем, – говорит Гульжан Жумагалиевна. – Перерабатываем, отбираем, оставляем нужное, необходимое. На основе архивных источников люди пишут научные труды, мемуары. У кого-то родители, прадеды были великими врачами, учителями и другими деятелями, эти достижения мы и должны запечатлеть. К нам обратились партнеры с России по проекту родословной, найти данные некоторых людей. Сейчас этот проект в стадии реализации. Также мы реализуем проект «Частный семейный архив» и призываем всех граждан сохранять свою историю. Цифровизация позволит передавать ценные личные данные своим детям и внукам, просто посредством интернет-аккаунтов.
Деятельность ТОО «DIGITAL-KST»
Компания имеет свои преимущества: молодой креативный коллектив из 7 человек. Все сотрудники по образованию историки-архивисты, в том числе и директор Гульжан Асаинова. У нее два образования, второе – юридическое.
— Архивоведение как раз таки включает в себя две науки: историю и правоведение, – отмечает директор компании. – Сотрудник в первую очередь должен знать правовую основу, также понимать историческую ценность обрабатываемой документации. Мой опыт работы в государственных органах помогает в архивной деятельности. В день мы обрабатывает до 1000 документов. В первую очередь отбираем документы постоянного хранения и касающиеся личного состава организации. Срок хранения личных документов – 75 лет. Из общей массы около 30% документов уничтожается, потому что истек их срок хранения. К примеру, основная бухгалтерская документация хранится 5 лет. Остаются подлежащие обязательному хранению, они проходят полистную оцифровку, ведь документы разные, одни занимают лист, другие 50 листов формата А4. Далее следует дать правильное название файлу, чтобы обеспечить возможность нахождения и использования в базе данных. Для поиска документов используем даты, имена и фамилии. Наши клиенты – организации, имеющие историю от 5 до 30 лет. В документах за эти годы можно отследить этапы деятельности организаций. Также к нам обращаются компании, подлежащие банкротству и ликвидации, документы таких компаний в обязательном порядке по законодательству РК передаются в государственный архив. В дальнейшем бывшие сотрудники компании могут использовать данные о себе в защиту своих прав и законных интересов. Заказчики имеют право выбрать время и место оказания услуг. Работа может проводиться на территории заказчика, либо по акту приема передач привозят документы к нам. Здесь мы их перерабатываем, клиенты забирают готовый архив. Также фирма оказывает услуги шредирования – уничтожения документов, в такой услуге заинтересованы банки второго уровня, но законодательство в плане срока хранения банковских документов изменилось, и теперь они хранятся дольше. Были среди реализуемых проектов нашей фирмы два, в которых присутствовали фотографии. Это проекты отдела культуры и инспекции сортоиспытаний. Последней мы готовили документы на хранение научно-технической документации – это редкая категория документов. Также работаем с технической документацией – это различные чертежи: разработки ПСД водопроводов, электросетей и т. д.
Перспективы
Известно, что электронные носители избавят от бумажной волокиты. Испокон веков, еще с советских времен, каждая уважающая себя компания имеет архивы с тоннами необходимых документов и макулатуры. Пока что во всем мире остается практика первоисточников. Рукописи, бумажные документы сохраняют, даже в продвинутых в плане цифровизации странах Европы и Америке. Оригинальные документы являются доказательством, поэтому они бесценны. Идея все это заменить на невидимые глазу облачные архивы очень заманчива. Более того, это безопасно, но сколько времени это займет, и готово ли наше население к столь глобальным переменам.
В соответствии с Законом РК «О Национальном архивном фонде и архивах», государство берет на себя заботу о развитии и совершенствовании архивного дела. Важной задачей является цифровизация процессов в госорганах, включая взаимодействие с населением и бизнесом. Каждый гражданин должен видеть, как рассматриваются их обращения, вовремя получать качественные ответы.
Василий ВАСИЛЬЕВ
